Hét tipp arra az estere, ha százfelé áll a fejed a rengeteg teendő miatt.

A legtöbb embernek, legyen alkalmazott, vagy vállalkozó, van egy listája a teendőiről. Be kell fizetni a számlákat, fel kell hívni XY-t, el kell küldeni az emailt, el kell vinni a gyerekeket, el kell készülni a projekttel s a sort még hosszan lehetne folytatni. Már önmagában az is félsiker, ha egyáltalán vezetünk listát, de sokan ott rontjuk el, hogy nem tudjuk megfelelően priorizálni a feladatokat. Minden ember helyzete más és más, de egy dolog biztos - a nap 24 órából áll, ezzel kell okosan kalkulálni.

Íme néhány tipp azoknak, akik sosem érnek a listájuk végére:

1.Tartsuk be a határidőket!

A munkahelyeken az egyik legnyilvánvalóbb tényező, ami egy feladat fontosságát meghatározza - az a határidő. Ha egy projektünk határideje vészesen közel van, vagy már késünk is valamelyest vele - az extra prioritást kell, hogy élvezzen. A határidők tartása kulcsfontosságú ahhoz, hogy a rólad kialakult kép megfelelő legyen a munkaadód, kollégáid, vagy akár klienseid fejében.

A legtöbb esetben akkor van gond a feladatok időben való elvégzésével, ha nincsen külső nyomás, vagy tőlünk függetlenül megszabott határidő. A szabadúszó vállalkozók esetében gyakran maguknak kell mesterségesen határidőket szabni, hogy az adott idő alatt a lehető legproduktívabban tudjanak haladni a munkájukkal.

2.Dolgozzunk ki részhatáridőket!

A legtöbb projekt esetében csak egy végső határidő van megszabva, amikorra a teljes produkcióval el kell készülnünk. A legtöbb csúszás abból adódik, hogy túl sok munka marad túl kevés időre a végső sípszó előtt. Éppen ezért érdemes több különböző lépcsőfokot, részhatáridőt beilleszteni az adott munkafeladatba.

Ha az ilyen nagyobb lélegzetvételű feladatoknál vannak bizonyos mérföldkövek, akkor nagyobb kedvvel és eséllyel találunk időt és energiát a különböző kisebb részek elvégzésére, mintsem egy nagyobb feladatnak való nekifekvésre. Így megfelelően tudjuk monitorozni a már elvégzett munkáinkat, van sikerélményünk, és adott esetben tudjuk mások felé is reprezentálni az addig elért eredményeket.

3.Gondoljuk át a következményeket!

Sok esetben nem látjuk még az esélyét sem annak, hogy minden feladatunkkal időben el tudjunk készülni. Ha a figyelmünk nagyon megoszlik, és nem tudjuk, hogy a multitasking során mit hogyan priorizáljunk, akkor érdemes a lehetséges következmények alapján felállítani a fontossági sorrendet. Tehát: mi történik akkor, ha nem készülünk el a munkával? mi történik akkor, ha lekéssük a határidőt?

Az ilyen következmények lehetnek megromló kapcsolatok, elmaradt fizetés, meghiúsult üzlet, esetleg a munkaviszony megszűnése. Ha képesek vagyunk eléggé a jövőbe tekinteni a feladathalmaz alól, akkor nagyobb eséllyel tudjuk a legpontosabb fontossági sorrendet felállítani.

4.Tartsuk szem előtt a pénzügyeket!

A munka világa és az egzisztenciális biztonság azt diktálja, hogy az egyik központi faktor a feladatok sorrendjének a megszabásakor a pénzügyi megtérülés kell, hogy legyen. Mi az a legkisebb erőeszítés, melyik a legrövidebb munkavégzés, amivel elérkezünk egy fizetési lehetőséghez. Ha már csak kevés van hátra egy projekt elvégzéséhez, majd annak kifizetéséhez, akkor célszerű elsőként azzal haladni.

Persze előfordulhat olyan szituáció is, amikor egy kliens már fizetett egy adott szolgáltatásért, munkáért - ilyenkor legfőképpen a becsület diktálja, hogy a neki szánt feladatokkal végezzünk elsőként.

5.Gazdálkodjunk okosan az idővel!

Tegyük fel, hogy a fenti szempontok után is adott 2-3 feladat, ami körülbelül egyenlően fontos és sürgős. Ilyenkor talán abban találhatunk különbséget a felmerülő projektek közül, hogy melyik mennyi időt igényel. Talán a leghasznosabb ilyen esetben az, hogyha a priorizálást a legkevesebb időt igénylő feladattal kezdjük. Minden esetben megkönnyíti a dolgunkat, hogyha a terjendős listánkról egy teendőt végre kihúzhatunk.

6.Gondolkozzunk havi távlatban, dolgozzunk visszamenőleg is!

Sok esetben segítséget jelenthet az is, hogyha nem napról napra gondolkozunk, hanem havi rendszerességgel is felvázolunk magunk elé célokat. Így sokkal átláthatóbbá tudjuk tenni a teendőink listáját is, és könnyebben tudjuk nyomon követni, hogy mennyit haladtunk előre a napok, hetek során. A havi célokat le lehet bontani heti teendőkre is, így bizonyos ciklusonként az előző hétről megmaradt feladatainkat utólag is szemmel tudjuk követni és visszamenőleg elvégezni.

Ha képesek vagyunk nagyobb távlatban is gondolkozni, akkor az segít a napi feladataink fontossági sorrendjének a meghatározásában is. Így nyilvánvalóvá válhat számunkra, hogy a különböző feladataink hogyan hatnak egymásra, és hatékonyabban el tudunk érni bizonyos pénzügyi, vagy más karriercélokat.

7.Szakítsunk időt a személyes dolgainkra!

Mindannyiunknak vannak a munkán kívül személyes teendői is. Lehet ez a háztartás, az emberi kapcsolataink ápolása, vagy akár önmagunk fejlesztése egy könyv elolvasásán keresztül. A saját munkamorálunk, kreativitásunk és ambícióink megújításához szükségünk van olyan időre is, amikor pihenünk, feltöltődünk. Az ilyen jellegű mentális és fizikai felfrissülés sokkal hatékonyabbá, változatosabbá és eredményesebbé teheti a munkavégzésünket. (Sokat tud dobni a teljesítményünkön például az egészséges táplálkozás, megfelelő pihenés és a rendszeres testmozgás is.)

Ne becsüljük le a munkamentes idő értékét! Többet árt, mint használ, hogyha nem hagyunk magunknak egy szusszanásni időt a munkavégzéstől.

S a listen végére álljon itt még néhány extra tipp azoknak, akiknek még konkrétabb tanácsokra lenne szüksége:

Időrabló tényezők kiszorítása

Legyen szó a közösségi oldalak végtelen és céltalan böngészéséről, vagy éppen sehova nem vezető, hiábavaló beszélgetésekről - egy-két határozottabb döntéssel sokszor tudunk találni a napjainkban olyan félórákat, amiket sokkal hasznosabban is el tudnánk tölteni.

Feladatok delegálása

Nagoya sok olyan szituáció is lehet, amikor vagy a maximalizmus, perfekcionizmus, vagy a túlzott lelkiismeretesség miatt, de nem vagyunk hajlandóak egy feladatot sem delegálni a végtelen hosszúságú teendői listánkról. Pedig meglepődnénk, hogy mennyivel egyszerűbb dolgunk lenne, hogyha picit rugalmasabban kezelnénk az életünk, munkánk bizonyos területeit. Arról nem is beszélve, hogy mekkora ereje van annak, ha megtanulunk nemet mondani adott esetben!

Kérjünk extra időt

Nem olyan ördögtől való dolog, hogy az ember határidő-halasztást, vagy extra időt kér bizonyos feladatok elvégzésére. Nyilván ezt is lehet túlzásba vinni, viszont ha meg sem próbáljuk, több kellemetlenséget okozunk magunknak, mint kellene.

Rendszeres, őszinte kommunikáció

Bizonyára mindenkivel előfordult már, hogy valamivel feleslegesen dolgozott, feleslegesen stresszelte magát a határidő tartásával, potyára gürizett rengeteget egy projekttel. Persze ez nem általános igazság, de sok kellemetlenséget meg tudunk magunknak spórolni, hogyha megfelelő a kommunikáció a megrendelők, munkaadók, vagy munkatársak és köztünk.

Figyeljünk az apróságokra

Sokszor nüansznyi figyelmességgel rengeteget tudunk profitálni. A kedves szavak, rendszeres visszajelzések, az udvarias kommunikáció, az igényes megjelenés, a rendszeres köszönetnyilvánítás (bárkinek, aki segít), a megfelelő tájékoztatás, transzparencia mind-mind olyan dolgok, amik mondhatni alig kerülnek nekünk valamibe, mégis az üzleti életben rengeteget számítanak. A hozzáállásunk sokkal többet nyom a latba a teljesítményünk mellett, mint elsőre gondolnánk.