9 praktikus tipp, amikor már a könyöködön jön ki az állandó meetingelés
Időben érkezel, de a kezdés 10 percet késik. Hogy mi a cél? Fogalmad sincs. Ki a góré? Homály. Mindenki ötletekkel dobálózik, mások minden felvetést lelőnek. Észre em veszed, de elvesztettél a napból két órát. Pedig lehetne ezt máshogy is.
Akár alkalmazott, akár főnök az ember - mindannyian átéltük már a végtelen hosszúságú totálisan értelmetlen meetingek élményét. Most szakemberek gyűjtöttek össze néhány tippet, hogyan lehet racionalizálni a munkahelyi megbeszéléseket. Érdemes megszívlelni.
1. Szükség van-e egyáltalán rá?
Nem szokatlan, hogy hosszú órákon át tartó több tucat résztvevőt igénylő meetingek úgy érnek véget, hogy a feltett kérdések igazán meg sincsenek válaszolva.
Ben Mordecai, a Quora-tól azt mondja, 3 alapvető kérdést kell feltenni minden megbeszélés előtt:
- Tudja-e a meetinget helyettesíteni más megoldás? (Mondjuk egy jól megfogalmazott kör-email.)
- Előfordulhat-e, hogy a résztvevők többségét a felvetett témák nagy része nem érinti?
- Nem volna-e célszerűbb, hogyha a bizonyos ügyekért felelős emberek inkább heti beszámolókat küldenének a fejleményekről meetingek helyett?
2. Legyen szűkkörű a meeting!
A Harvard Business Review ír arról, hogy minél nagyobb létszámú egy megbeszélés, annál kevésbé hatékony. Hogy csak egy példát hozzunk fel, 20 ember közül nehéz olvasni mindenkinek a testbeszédét egy-egy felvetésnél. Sőt, minél több a résztvevő, annál kevésbé érzi magát érintettnek, fontosnak az ember.
A portál azt írja, érdemes 5-6 főre szorítkozni, és törekedni kell arra, hogy a legfeljebb 60 percig tartó megbeszélésen mindenki szóhoz jusson.
Jeff Bezos is hasonló véleményen van. Ne tarts olyan meetinget, ahol a résztvevőket nem lehet két pizzával megetetni.
3. Használd a 2/3-os szabályt!
Szintén a Quorától tanácsolja azt Nicolas Pattee, hogy a létszámnál érdemes a kétharmados szabályt alkalmazni.
"Fizikailag lehetetlen, hogy mindenki érintett legyen minden felmerülő kérdésben. Úgy érdemes meghatározni a létszámot, hogy a résztvevők legalább a felmerülő témák kétharmadában érintettek legyenek. A többi embert lehet későbbre hívni, vagy nekik más meetinget szervezni" - írja.
4. Legyen világos a célkitűzés!
A New York Times is publikált egy írást a hatékony megbeszélések témakörében. A legelső szabály az, hogy "mindenki tudja, hogy miért gyűltek össze, és mit is kellene ott elérni". Ezt egészen egyszerűen el lehet érni azzal, hogyha kiosztunk egy leiratot/dokumentumot még a meeting előtt.
5. Mindenki maradjon állva!
Sokszor hasznosabbak azok a meetingek, ahol mindenki áll. Egyrészt az ilyenek gyorsan véget érnek, és a legtöbbször eredményesebbek is. Egy 2014-es tanulmány szerint az ilyen csoportok jóval kreatívabbak a megbeszélések során, mint azok, akik ülve tanácskoztak.
6. Korlátozni a közbeszólást!
Talán az egyik legnehezebben kivitelezhető szabály: mindenki szólhasson, de ne térjünk el a tárgytól és ne is ismételjük egymást. Van, aki úgynevezett "beszélő pálcát" javasol - ami lehet egy toll, vagy egy notebook is. Bár ez inkább gyerekes megoldásnak tűnik, elképzelhető, hogy van olyan munkahely, amikor csak ez oldja meg a káoszba forduló meetingek problémáját.
7. Legyen kötelező a részvétel!
A meetingek akkor is zsákutcába tudnak jutni, ha azok, akiknek jó volna ott lenni, különböző indokkal visszamondják a részvételt. Ha a meetinget megelőzően felhívunk mindenkit, hogy feltétlenül számítunk a részvételükre, akkor nagyot lépünk az eredményesség felé.
8. Nyilvános jegyzet a meetingeken
A figyelmet az is fenntarthatja, hogyha a megbeszéléseken jegyzőkönyv készül, és az real-time látható a résztvevők előtt egy monitoron, vagy kijelzőn. Azonnal ki lehet szűrni a hibákat, és el lehet kerülni a későbbi félreértéseket.
9. Zárásként delegálni a feladatokat!
A New York Times útmutatójában azt írja, a meeting végén összegezni kell a tanulságokat, eredményt, különben kárba vész az értékes idő.
Mark Toro, a North American Properties atlantai vezetője (ingatlanos cég) azt mondja, ő az úgynevezett "WWDWBW" szabályt alkalmazza. Azaz "who will do what by when?" - ki mit fog csinálni és mikorra? Így mindenki számonkérhető marad, és mindenki számára világos a másik számára kiszabott feladat is.
